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Así administramos el stock de productos

Si hay algo que nos ha costado trabajo solucionar es el control de inventario de nuestras tienda, y digo tiendas porque manejamos tienda física y tienda online.

Aunque la pagina web ofrece todo lo necesario para manejar stock, sku, precios, no era viable manejar solo con la web, el principal problema es el que muchos productos eran subidos sin fotografía, para que pueda ser mas fácil registrar productos. Un error que nos costo tiempo.

Intentamos gestionar con un ERP, pero encontramos los primeros problemas, la integración con la tienda online, el modulo de Vendedores, y los informes para pagar las ventas de cada socio, era algo que no lograba conectar, tocaba mucho desarrollo a medida.

Hasta que descubrimos una de las mejores herramientas que existen, Airtable, resumiendo su descripción es un Excel en Linea pero con todas las funcionalidades posibles para crear sistemas muy completos y complejos.

Cual es el proceso que hacemos

Para lograr gestionar el inventario hacemos uso de 3 herramientas, Woocommerce (Tienda Online) por un lado, Airtable como el cerebro de todo el inventario y lo conectamos con Make (Integromat) para automatizar todo el proceso.

  1. Un artesano crea un producto en la tienda (Woocommerce)
  2. Make envía una solicitud a la tienda y trae esa información recién creada
  3. Con la información traída por Make, se crea un nuevo registro en una tabla de Airtable con nombre de producto, ID (Generada por la tienda) PVP, Stock inicial.
  4. Esos productos creados que deseen estar en la tienda física, deberán estar creados y stock registrado, una vez recibidos se le enlaza al nombre de Marca en Airtable.
  5. Cuando se enlaza el ID (Woocommerce) en Airtable con el nombre de Marca, el socio podrá reponer stock o retirar producto de su inventario.
  6. Para que los inventarios no se modifiquen cuando el socio cambien los datos desde su tienda, todo el manejo de productos lo manejamos desde Airtable, desde ahí se envía la información a cada tienda, desde el ingreso, retirada de producto hasta las ventas hechas en el punto de venta.
  7. Para que esto funcione, hemos creado un sistema de clientes, socios, productos, puntos de venta, en Airtable, pero eso lo explicare en otro post.

Olvidaba decir que el sistema también tiene su propia automatización, que nos permite copiar datos de una tabla a otra sin necesidad de hacerlo manualmente.

Para que el socio pueda hacer ingreso de stock o retiro de productos deberá rellenar un formulario de registro sencillo. Cuando hay un ingreso de producto el socio deberá traerlo y en tienda se lo revisa, pero quien modifica el inventario es el propio socio.

Aunque hay algunas cosas que faltan por perfeccionar, gracias a estas 3 herramientas hemos logrado ahorrar mucho tiempo y sobre todo, trabajo manual.

 

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